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¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios, y que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Este tipo de factura se genera, envía y recibe en formato electrónico mediante sistemas informáticos, cumpliendo con requisitos específicos de autenticidad de origen, integridad del contenido y legibilidad.

Para ser considerada válida, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Formato estructurado que permita su lectura automática (como Facturae, UBL, EDIFACT, entre otros).
• Conservación garantizada durante los plazos legales exigidos.

Su principal objetivo es facilitar la automatización de los procesos de facturación, mejorar el control fiscal, reducir errores humanos y promover un entorno más sostenible eliminando el uso del papel. En definitiva, la factura electrónica permite una gestión más eficiente, segura y transparente tanto para el emisor como para el receptor.

Nuevas obligaciones para la factura electrónica 2025

Desde 2025, según la Ley Crea y Crece y otros desarrollos normativos, la factura electrónica 2025 será obligatoria para todos los operadores económicos en sus relaciones comerciales. Esto implica cambios profundos en la forma de facturar:

• Obligación generalizada: Tanto autónomos como pymes y grandes empresas deberán emitir facturas electrónicas cuando realicen operaciones con otros empresarios o profesionales. Se elimina así la opción de seguir emitiendo facturas en papel en relaciones B2B (Business to Business).
• Formato estructurado obligatorio: La factura debe ser generada en formatos electrónicos que permitan el procesamiento automático de datos, como Facturae o UBL. No se considerará válida una factura que simplemente sea un PDF enviado por correo electrónico.
• Plataformas y softwares certificados: Las empresas deberán utilizar soluciones tecnológicas homologadas que garanticen la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas durante todo su ciclo de vida.
• Intercambio seguro de facturas: Será necesario utilizar canales seguros para el intercambio de facturas, asegurando la recepción efectiva por parte del destinatario.
• Conservación electrónica: Todas las facturas electrónicas deberán conservarse en formato digital durante los plazos legales de prescripción fiscal (generalmente cuatro años), garantizando el acceso inmediato, la legibilidad y la trazabilidad.
• Sanciones por incumplimiento: El incumplimiento de estas obligaciones podría conllevar sanciones económicas significativas, además de la invalidez de las facturas emitidas de manera incorrecta.

Esta nueva normativa no solo busca digitalizar el tejido empresarial, sino también reducir la morosidad, incrementar la transparencia fiscal y mejorar la eficiencia en la gestión administrativa de los negocios.

Plazos para adaptarse a la factura electrónica 2025

La obligatoriedad de la factura electrónica 2025 no será inmediata para todos por igual, sino que se aplicará de manera escalonada, dependiendo del volumen de facturación de cada empresa o autónomo. Estos son los plazos establecidos:

• Empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros anuales: Deberán adaptarse en el plazo de un año desde la publicación oficial del reglamento que desarrolle la ley. Esto significa que si el reglamento se publica a mediados de 2025, para mediados de 2026 deberán estar plenamente operativos en la emisión de facturas electrónicas.
• Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros anuales: Tendrán un margen más amplio, disponiendo de dos años desde la publicación del reglamento para adaptarse a la normativa. En este caso, si el reglamento se publica en 2025, deberán cumplir con la obligación a lo largo de 2027.

Es importante destacar que estos plazos marcan el límite máximo permitido: anticiparse a las fechas puede ser una ventaja competitiva. Implementar cuanto antes un sistema de facturación electrónica evitará prisas de última hora, problemas de implementación y posibles sanciones por incumplimiento.

Por tanto, nuestra recomendación desde Agopyme es que no esperes al último momento: empieza a planificar tu transición hoy mismo para estar preparado y operar con total seguridad cuando la obligación entre en vigor.

¿Cómo prepararte sin morir en el intento?

La transición hacia la factura electrónica puede parecer abrumadora al principio, pero con la planificación adecuada y el acompañamiento correcto, es un proceso mucho más sencillo de lo que imaginas. En Agopyme te proponemos una ruta clara y efectiva para que te adaptes sin complicaciones ni sorpresas:

1. Elige una herramienta de facturación electrónica

Seleccionar un buen software es fundamental. Necesitas una plataforma homologada, intuitiva y adaptada a las necesidades de tu negocio. Algunas opciones recomendadas:

• Facturae (plataforma gratuita del gobierno)
• Holded
• Billin
• Quipu

Cada negocio es distinto, por eso en Agopyme te asesoramos personalmente para elegir el sistema que mejor se adapte a tu volumen de facturación y sector.

2. Forma a tu equipo

Si cuentas con personal, involúcralos desde el principio. Una formación breve pero clara sobre el uso de la nueva herramienta evitará errores y resistencias. Un equipo bien formado facilita la transición y minimiza incidencias.

3. Integra la facturación electrónica en tus procesos internos

No basta con emitir facturas electrónicas; es importante adaptar todos tus flujos de trabajo: presupuestos, pedidos, gestión de cobros, archivo documental, etc. Cuanto más integrada esté la facturación, más eficiente y rentable será tu negocio.

4. Asóciate con una gestoría ágil y especializada

Contar con expertos a tu lado marca la diferencia. En Agopyme nos encargamos de que cumplas todos los requisitos legales, te ayudamos a implementar el sistema y te acompañamos en todo el proceso para que no tengas que preocuparte por nada.

Ventajas de la factura electrónica

Adoptar la factura electrónica no solo es cumplir con una obligación legal: es una verdadera oportunidad de modernización y optimización de tu negocio. Entre sus múltiples ventajas destacan:

• Ahorro de costes: Se reducen los gastos de impresión, papel, almacenamiento físico y envíos postales.
• Mayor rapidez: Las facturas llegan al instante y se procesan de forma automática, acelerando cobros y pagos.
• Reducción de errores: Al automatizar procesos, se minimizan los errores humanos en la emisión y registro de facturas.
• Mejor control fiscal: Facilita la gestión contable, mejora la trazabilidad y reduce el riesgo de sanciones.
• Cumplimiento normativo garantizado: Con herramientas homologadas, te aseguras de cumplir con los requisitos exigidos por la ley.
• Contribución a la sostenibilidad: Apostar por procesos digitales es una forma de cuidar el medio ambiente y mejorar la imagen de tu empresa.

¡Adelántate y marca la diferencia!

La adaptación a la factura electrónica no es solo una necesidad: es una oportunidad estratégica para diferenciarte de tu competencia. Las empresas que apuestan por la digitalización mejoran su eficiencia, ofrecen un mejor servicio a sus clientes y proyectan una imagen de innovación y profesionalismo.

En Agopyme ya estamos ayudando a decenas de autónomos y pymes a preparar la transición de manera sencilla, segura y adaptada a sus necesidades concretas. Nuestro equipo de asesores te guiará paso a paso para que la factura electrónica sea una palanca de crecimiento para tu negocio.

¡Y recuerda! Con Agopyme, tu primer mes de asesoría es totalmente gratuito. No dejes pasar la oportunidad de modernizar tu negocio con el respaldo de un equipo profesional y cercano.

¿Hablamos? Contacta hoy mismo y empieza a transformar tu gestión con nuestra ayuda.